Как правильно выбрать конференц-зал для аренды - на что обратить внимание

Хороший отель с большим конференц-залом - это идеальная возможность правильно донести свои идеи или добиться полноценного эффекта от совещания, создав для этого нужный уровень комфорта. Попробуем выделить важнейшие опции для качественного подбора предварительных вариантов.

Расположение

Если у Вас планируется масштабное мероприятие, лучше всего снять конференц-зал неподалеку от ключевых транспортных развязок. Так вы сможете избавить участников от долгой дороги, если конференция планируется на 2-3 дня, лучше всего продумать наличие точек питания и другие детали. Большую роль играет и правильно продуманный трансфер.

Вместимость и акустика

Если Вы планируете пригласить свыше 100 человек, то лучше всего выбирать конференц-зал, обладающий площадью более 100-150 квадратных метров. Вам понадобится профессионально продумать рассадку. Можно попробовать круглый стол, за которым все будут равны. Классическая театральная расстановка или же переговоры, включающие длинные прямоугольные стол, идеальный для размещения телекоммуникационного оборудования, последующую работу с наглядными материалами. Выбирая место для конференции, нужно исключить такие неприятности связанные с акустикой, как эффект эха, посторонних и белых шумов, а также плохой слышимости аудитории. Эти недостатки могут значительно снизить эффективность проводимого мероприятия.

Оборудование и запись

Правильно продуманная конференция потребует наличия микрофонов, стоек, динамиков и видеоаппаратуры. Если ваше мероприятие нужно записывать, нужно правильно установить камеры - одну для общего плана, а дополнительные элементы для съёмки спикеров крупным планом.

Питание и впечатление

Правильной тональности для вашего мероприятия могут добавить конференц-площадки, находящиеся непосредственно в новых современных зданиях. Здесь есть персонал для правильной организации мероприятия, собственная подземная парковка или же паркинг с зарядкой. Кроме того, в перерывах гостям просто необходимо правильно продуманное питание. Минимальным вариантом можно считать кофе и несколько печенек на специальной стойке, также, это хорошее место для неформального общения.

Транспортная доступность

Конференц-зал должен находится неподалеку от метрополитена. Если мероприятие планируется в пригороде, то лучше всего продумать налаженную систему транспортировки. Для этого идеальным способом будет микроавтобус. Если конференция длительная, то необходим хороший обед и возможность неформально пообщаться во время перерыва. Это способствует качественному отдыху.

Читать далее:
Как я путешествовал из Москвы в Турцию: личный опыт
Как выбрать логистическую компанию?
Что нужно для открытия банковского счета в ОАЭ?
Виды и характеристики покрышек
Как выбрать идеальную ветровку для вашего малыша: комфорт, здоровье, стиль и цена